POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – Play4Peace

Préambule

L'asbl Belgium Plays 4 Peace (ci-après « Play4Peace »), dont le siège social est situé Rue Gabrielle Petit 32, 1080 Bruxelles (BCE : 0643628850), agit en qualité de responsable du traitement au sens de l'article 4, point 7) du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).

La présente politique définit de manière transparente et complète la façon dont Play4Peace collecte, traite, conserve et protège vos données à caractère personnel, conformément au RGPD, à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et aux exigences des plateformes de distribution d'applications (Apple App Store et Google Play Store).

1. Données collectées, Finalités et Bases légales

Pour chaque traitement de données que nous effectuons, nous vous indiquons ci-dessous la finalité, les données concernées et la base légale sur laquelle ce traitement repose, conformément à l'article 6 du RGPD.

1.1  Gestion des membres & Application

Données - Nom, Prénom, E-mail, GSM, données de profil, présences/absences, XP, badges, récompenses

Finalité - Gestion administrative des membres, gestion du profil utilisateur et du système de gamification

Base légale - Exécution d'un contrat (art. 6.1.b RGPD) — le traitement est nécessaire à l'exécution de votre adhésion à Play4Peace

1.2  Academy4Peace & Mentorat

Données - Données de parcours pédagogique, présences aux formations, données de matching mentor/mentee

Finalité - Suivi pédagogique pour la certification ICHEC Formation Continue, mise en relation mentors et mentees

Base légale - Exécution d'un contrat (art. 6.1.b RGPD) et, pour le partage avec l'ICHEC, consentement explicite (art. 6.1.a RGPD) recueilli lors de l'inscription à l'Academy

1.3  Communication & Newsletters

Données - Adresse e-mail, préférences de communication

Finalité - Envoi de newsletters, informations sur les activités et opportunités de Play4Peace

Base légale - Consentement (art. 6.1.a RGPD) — vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chaque e-mail ou en nous contactant à info@play4peace.be

1.4  Mise en lumière des talents & Communication externe

Données - Nom, prénom, parcours, image (photo/vidéo)

Finalité - Valorisation des membres auprès des partenaires, financeurs et du grand public (réseaux sociaux, site web, presse, etc.)

Base légale - Consentement explicite et distinct (art. 6.1.a RGPD) — voir section 2 ci-dessous

1.5  Données Techniques (Application)

Données - Device ID, logs d'erreurs, données de navigation, identifiants d'appareil

Finalité - Assurer la stabilité technique de l'Application, envoyer des notifications push relatives aux activités

Base légale - Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) — Play4Peace a un intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement technique de son Application. Cet intérêt ne prédomine pas sur vos droits et libertés fondamentaux. Vous pouvez désactiver les notifications push à tout moment dans les paramètres de votre appareil

2. Droit à l'Image – Consentement explicite

2.1 Principe général

La mission de Play4Peace est de valoriser les talents issus de la diversité. La capture d'images (photos/vidéos) lors de nos activités est essentielle pour promouvoir nos membres auprès des partenaires et financeurs.

Le droit à l'image constitue un traitement distinct soumis à votre consentement libre, spécifique, éclairé et univoque, conformément à l'article 6.1.a et à l'article 7 du RGPD. Ce consentement est recueilli via un formulaire dédié lors de votre adhésion.

2.2 Membres mineurs

Pour tout membre mineur (moins de 18 ans), le consentement relatif au droit à l'image doit être donné par le ou les titulaires de l'autorité parentale via un formulaire spécifique signé.

2.3 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et sans justification :

  • En le signalant au staff encadrant avant le début d'une activité

  • En envoyant une demande écrite à info@play4peace.be

  • En demandant le retrait d'une image déjà publiée — elle sera supprimée dans les 30 jours suivant votre demande

Le retrait de votre consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

3. Accès aux données et Confidentialité

L'accès aux données est strictement limité selon le principe du besoin d'en connaître :

  • Staff Permanent : Accès complet pour la gestion opérationnelle et administrative.

  • Ambassadeurs : Les membres désignés « Ambassadeurs » disposent d'un accès restreint via l'Application aux seules données nécessaires à l'encadrement sécurisé d'une activité (Nom, Prénom, E-mail, GSM). Ils sont liés par un accord de confidentialité contractuel.

  • Partenaire pédagogique (ICHEC) : Les données transmises dans le cadre de la certification sont limitées aux données strictement nécessaires et encadrées par une convention de partenariat conforme au RGPD.

  • Prestataires Techniques : Nos partenaires techniques (développement de l'Application, maintenance informatique, hébergement cloud) peuvent accéder aux données uniquement dans le cadre de missions de maintenance et de support, sous un régime de sous-traitance formalisé par contrat conforme à l'article 28 du RGPD

4. Transferts de données hors Union Européenne

Play4Peace accorde une importance primordiale à la souveraineté et à la protection de vos données. Notre infrastructure est conçue pour privilégier l’hébergement au sein de l’Union Européenne tout en garantissant la performance technique de l’Application.

4.1 Hébergement principal au sein de l’Union Européenne

La majeure partie de vos données personnelles et techniques est stockée sur des serveurs situés en Europe. Voici le détail de la localisation de nos services principaux :

  • Base de données (Google Firestore) : Vos informations de profil et d'activité sont hébergées en Belgique (région de St. Ghislain) et aux Pays-Bas.

  • Logique métier (Cloud Functions) : Les processus de calcul de l'application sont exécutés sur des serveurs situés en Belgique.

  • Stockage de fichiers (Firebase Storage) : Vos documents et photos sont stockés au sein de l'Union Européenne (Belgique et Pays-Bas).

  • Gestion opérationnelle (Monday.com) : Les données liées à l'organisation sont traitées sur des serveurs situés dans l'Union Européenne (principalement en Allemagne et en Irlande).

4.2 Services techniques mondiaux et transferts hors UE

Pour assurer la maintenance technique, la sécurité et la distribution mondiale de l’Application, certains services auxiliaires utilisent des infrastructures globales basées principalement aux États-Unis. Ces services sont strictement limités aux besoins techniques suivants :

  • Authentification et Notifications : Les services Firebase Auth (connexion) et FCM (notifications push) utilisent l'infrastructure mondiale de Google.

  • Distribution de l'Application : Les plateformes Apple App Store, Google Play Store et l'outil de développement Expo sont basés aux États-Unis.

  • Communications par email : L'envoi des messages de service (réinitialisation de mot de passe, alertes) s'effectue via l'infrastructure mondiale de Google (Gmail SMTP).

  • Services de cartographie : Les requêtes via Google Places sont routées vers le centre de données le plus proche de l'utilisateur pour garantir la rapidité du service.

4.3 Garanties de protection et conformité

Pour chaque prestataire situé en dehors de l’Espace Économique Européen, Play4Peace s’assure que des garanties de protection rigoureuses sont en place. Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission Européenne, conformément aux articles 44 à 49 du RGPD.

Pour toute question concernant la localisation spécifique d'un traitement de données, vous pouvez nous contacter directement à l'adresse suivante : info@play4peace.be.

5. Suppression de Compte et de Données

Conformément aux exigences d'Apple et de Google :

  • Suppression autonome : Vous pouvez supprimer votre compte et l'intégralité de vos données personnelles à tout moment directement via les paramètres de l'Application Play4Peace.

  • Demande manuelle : Vous pouvez également exercer ce droit en envoyant un e-mail à info@play4peace.be.

  • Délai : Suite à une demande de suppression, vos données sont effacées ou anonymisées sous 30 jours, à l'exception des données que nous sommes légalement tenus de conserver.

6. Conservation des données

Catégorie

  • Données membres actifs

  • Données membres inactifs

  • Documents comptables et preuves de dons

  • Données de consentement (preuve)

  • Logs techniques

Durée de conservation

  • Durée de l'affiliation et de l'utilisation de l'Application

  • Suppression ou anonymisation après 3 ans d'inactivité (avec notification préalable)

  • 7 ans conformément à la législation belge

  • 3 ans après le retrait du consentement ou la fin de la relation

  • 12 mois glissants

7. Sécurité des données

Play4Peace met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

  • Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos

  • Contrôle d'accès par authentification sécurisée

  • Journalisation des accès aux données sensibles

  • Formation du staff aux bonnes pratiques de protection des données

  • Procédure de gestion des violations de données conformément à l'article 33 du RGPD (notification à l'APD dans les 72 heures en cas de violation susceptible d'engendrer un risque pour vos droits)

8. Vos Droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès - Obtenir une copie de vos données personnelles - Art. 15

Droit de rectification - Corriger des données inexactes ou incomplètes - Art. 16

Droit à l'effacement - Demander la suppression de vos données - Art. 17

Droit à la limitation - Demander la suspension temporaire du traitement - Art. 18

Droit à la portabilité - Recevoir vos données dans un format structuré et lisible - Art. 20

Droit d'opposition - Vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime - Art. 21

Droit de retrait du consentement - Retirer votre consentement à tout moment sans pénalité - Art. 7.3

Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée - Ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur un traitement automatisé - Art. 22

Comment exercer vos droits : Envoyez votre demande par e-mail à info@play4peace.be en précisant votre identité et le droit que vous souhaitez exercer. Nous répondrons dans un délai maximum d'un mois (prolongeable de deux mois en cas de demande complexe, avec notification préalable).

Réclamation : Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) :

9. Délégué à la Protection des Données (DPO)

Play4Peace n'est pas soumise à l'obligation de désigner un Délégué à la Protection des Données au sens de l'article 37 du RGPD. Pour toute question relative à la protection de vos données, contactez-nous à info@play4peace.be.

10. Modifications de la présente politique

Toute modification substantielle de la présente politique vous sera notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La version en vigueur est toujours disponible sur notre site web et dans l'Application.

Dernière mise à jour : Avril 2026